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Warenausgang und Warenausgangskontrolle digitalisieren

Warenausgang und Warenausgangskontrolle digitalisieren

Syncos 12.12.18 16:00
Waren verpacken und versenden, die Aufgaben eines Warenausgangs gehen hierüber weit hinaus. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie Näheres zu den vielfältigen Möglichkeiten durch einen guten Warenausgang.

Der Warenausgang: Das letzte Glied der Kette

Generelle Aufgabe des Warenausganges ist es, dass die Ware an den Kunden geht. In den meisten Fällen werden die verpackten Produkte versendet, in manchen Betrieben ist es allerdings auch möglich, dass Kunden ihre Ware selbst abholen.

Da der Warenausgang somit die letzte Abteilung ist, die an dem Produkt arbeitet, sind hier einige Sachen zu beachten.

Aufgaben des Warenausgangs im Ablauf

Neben dem reinen Verpacken und Versenden von Waren gibt es noch einige sehr wichtige Punkte in der Aufgabenpalette eines Warenausgangs. Diese Punkte werden an einem Beispielablauf deutlich:

  1. Auftrag zum Versenden einer Bestellung wird erstellt

  2. Warenausgang holt die Ware aus dem Lager oder fordert sie an

  3. Warenausgang führt eine Warenausgangskontrolle durch

  4. Positionen werden in das System eingepflegt

  5. Dokumente an den Kunden werden den Waren beigelegt

  6. Waren werden verpackt

  7. (verpackte Waren werden zwischengelagert)

  8. Versanddokumente werden erstellt

  9. Waren werden verladen und Versanddokumente dem Spediteur übergeben

Einige dieser Schritte sollten getrackt werden, damit im System jeweils hinterlegt ist, wo sich welche Ware befindet.

In den folgenden Abschnitten wird auf verschiedene dieser Punkte genauer eingegangen.

Mit einer guten Warenausgangskontrolle die Kundenzufriedenheit gewährleisten

Da die Kollegen vom Warenausgang diejenigen sind, die das Produkt genauso sehen, wie der Kunde es auspackt, kann hier ein sorgfältiges Arbeiten die Anzahl von verärgerten Kunden drastisch reduzieren.

Fehlende oder falsche Positionen, mangelhafte Verpackung, offensichtliche Schäden an Produkten sind Fehler, die im professionellen Bereich nicht passieren sollten. Wenn ein Kunde ein Produkt erhält und es nach einiger Zeit nicht mehr funktioniert, dann ist das zwar unschön, der Kunde wird es Ihnen allerdings durchaus nachsehen können. Wenn er jedoch Zeitdruck hat und auf ein Ersatzteil wartet und ihm dann etwas Falsches oder Unvollständiges geliefert wird, wirft dies ein sehr negatives Bild auf Ihr Unternehmen.

Es bietet sich somit an, beim Warenausgang einfache Kontrollen durchzuführen. Diese Kontrollen sollten kein Ersatz für Qualitätskontrollen während der Produktion und definitiv nicht so tiefgehend sein, sondern möglichst kurz und effizient sein.

Im Folgenden einige Kontrollen, die einerseits schnell sind und zugleich auch ohne spezielles Produktwissen – besonders bei einer großen Produktvielfalt – durchführbar sind:

  • Gewichtskontrolle

    • Entspricht das Gewicht des Produkts den Angaben der Datenbank?

    • Entspricht das Gewicht des verpackten Produkts den Vorgaben? (Bei Kartonverpackungen Toleranzen wegen Luftfeuchtigkeit beachten.)

  • Sichtkontrolle

    • Schäden an Material oder bei Verpackungseinheiten an der Verpackung?

    • Gibt es lose Teile?

    • Stimmt die Artikelbezeichnung auf dem Etikett?

    • Falls vorhanden, sieht das Teil aus wie Referenzbilder aus einer Datenbank?

Das Wiegen der Produkte ist so oder so unverzichtbar, da dies für den Versand kritisch ist und in den Versanddokumenten zwingend erforderlich. Gerade wenn einzelne Pakete auf einer Palette zusammengepackt werden, muss die Endsumme des Gewichts mit den einzelnen Positionen + Palette + Folie/Bänder übereinstimmen.

Warenausgang in Kombination mit digitalen Systemen

Wenn Sie in Ihrer Produktion auf ein ERP- und/oder MES-System setzen, würden Sie einiges Potenzial verschwenden, falls Ihr Warenausgang nicht vernünftig angebunden ist. Welche Informationen könnten verloren gehen, sofern dies nicht der Fall ist? Einer der wichtigsten Punkte ist Traceability. Nehmen Sie mal an, es gibt eine Reklamation und Sie stellen anhand Ihrer BDE-Daten fest, dass davon ein ganzer Bereich an Seriennummern betroffen ist. Wenn Sie nun nicht wissen, welcher Kunde welche Seriennummern hat und der Fehler kritisch ist, dann müssten Sie alle Kunden benachrichtigen. Haben Sie allerdings die Information, bei welchem Kunden Probleme bestehen, könnten Sie explizit auf diese zugehen und das Problem beheben.

Anstelle eines negativen Eingeständnisses mit negativem Effekt für Ihre Brand können Sie Ihrem Kunden zeigen, dass Sie alles im Griff haben und auch in Problemfällen für Ihre Kunden da sind.

Um diesen Punkt – die Verknüpfung von Seriennummern mit einem Kunden – realisieren zu können, benötigt Ihr Warenausgang eine Schnittstelle zu Ihrem System, an der Sie durch Scannen des Etiketts oder manuelles Eingeben diese Verknüpfung herstellen können.

Je nachdem wie weit Sie gehen möchten, bieten sich allerdings noch ganz andere Möglichkeiten an. Der Kunde könnte z.B. den Status der Bestellung einsehen – bekanntes Beispiel hierfür ist die Paketverfolgung – oder sogar direkt auf die Testberichte seines Produktes zugreifen.

Wie oben bereits angesprochen, sollte eine Gewichts- und Sichtkontrolle durchgeführt werden. Wenn alle Ihre Systeme Hand in Hand greifen, könnte der Prozess wie folgt aussehen:

  1. Mitarbeiter legt Produkt mit geöffnetem Deckel der Verpackung auf die Waage

  2. Mitarbeiter scannt Etikett

  3. System misst Gewicht und vergleicht mit Datenbank

  4. System erstellt Bild mit Kamera und gleicht dies mit den Referenzen ab

Selbst wenn es eine klassische Waage ist und keine Kamera verbaut wurde, so könnte auf dem Bildschirm eine kurze produktspezifische Maske auftauchen:

  • Liegt das Handbuch bei?

  • Gewicht:

  • Ist markierte Flügelschraube fest?

  • Sieht das Bauteil aus wie folgendes Bild?

  • Etikett

    • Stimmt der Name?

    • Sieht das Etikett aus wie folgt?

  • Seriennummer:

Diese Liste könnte ein Mitarbeiter ohne jegliches Produktwissen abarbeiten und würde dafür je nach Umfang der Liste bis zu nur einer Minute an Zeit benötigen.

Der Warenausgang im SYNCOS MES

Bei SYNCOS MES handelt es sich um eine umfangreiche Suite mit vielfältigen Tools.

Diese sind einerseits im Bereich des Qualitätsmanagements und andererseits auch im Produktionsmanagement angesiedelt und in einer bedienerfreundlichen und intuitiven Oberfläche zusammengefasst.

In Bezug auf den Warenausgang sind besonders die Schnittstellen zu ERP-Systemen und u.a. die CAD-Importe sowie die Eingabemasken hilfreich. So kann das System Sie direkt bei der Warenausgangskontrolle unterstützen.

Rufen Sie uns noch heute an und lassen Sie uns alle Ihre Fragen ausführlich beantworten!

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Fazit zum Warenausgang

Bereits durch kleine Änderungen an dem Prozess Ihres Warenausgangs lassen sich einige Fehler vermeiden. Im Zuge von Industrie 4.0 setzen immer mehr Firmen auf MES- und ERP-Systeme. Den Warenausgang als letzten Teil der Wertschöpfungskette anschließend in einem ganzheitlichen MES- oder CAQ-System zu integrieren, ist ein einfacher und absolut empfehlenswerter Schritt.